Total Cost of Ownership (TCO) – hoe te starten?

Total Cost of Ownership (TCO) ook wel benoemd als life cycle cost analysis of levensduurcyclus, maar wat houdt het in?

De Total Cost of Ownership (de levensduurcyclus) is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en het bezit van een product of dienst gedurende de hele levenscyclus/gebruikscyclus. Behalve de aanschafprijs reken je alle kosten mee: vanaf het moment van aankoop tot het moment dat je er afstand van doet. Zo breng je de kosten van  het product  van je leverancier systematisch in kaart.

Waar is TCO voor inzetbaar?

Waar is TCO voor inzetbaar?

TCO is zeer bruikbaar met name in de lease en verhuur wereld, dit als onderdeel van assetmanagement.  Essentieel is het te weten hoe je product zich gedraagt over de tijd, dit met kosten voor reparatie en onderhoud. Het kan zijn dat je kiest bij aanschaf voor een lage prijs, het financiële voordeel.  Achteraf blijkt dat er veel kosten worden gemaakt met reparaties, dit vertaald zich in:

• mindere klant tevredenheid, veel storingen waardoor klant hinder heeft van omruil acties
• niet beschikbare voorraad voor verhuur/lease, je moet nee verkopen
• hoge reparatie aantallen, je monteurs worden ingezet voor correctieve acties in plaats van preventie onderhoud
• veel kosten met brengen en halen correctieve acties
• reputatie schade, klant en medewerkers verliezen vertrouwen in het product

Total Cost of Ownership (TCO) bruikbaarheid

Total Cost of Ownership helpt om verborgen kosten van een nieuwe technologie aan het daglicht te brengen. Voordelen zijn lastiger vast te stellen met deze tool. Traditionele analyses, zoals de Return on Investment (ROI), kunnen dit wel. Het gaat hier om zaken als een verhoogde productiviteit of een hogere klanttevredenheid.

Deze voordelen zijn wel subjectiever dan de TCO, mede omdat voordelen lastiger te meten zijn in absolute termen dan bijvoorbeeld directe kosten. Als blijkt dat twee oplossingen dezelfde voordelen bieden, maar verschillende kosten met zich meebrengen, kan de TCO analyse uitkomst bieden en als raamwerk dienen om het probleem en de oplossingen te evalueren.

Zeg dat een retailer op zoek is naar een klantbeheeroplossing. Een cloudoplossing kan dan uitkomst bieden, maar de voordelen die deze oplossing met zich meebrengt kunnen sterk lijken op de voordelen van een in-house oplossing. De Total Cost of Ownership (TCO) kan echter sterk variëren. Verschillende bedrijfsmodellen, leveringsmodellen en kostenstructuren zijn hiervan de oorzaak.

Als eerste heeft de IT oplossing een bepaalde initiële aankoopprijs. Kosten die hier bovenop komen zijn: software, installatie, overgangskosten, training, beveiliging, planning en onderhoud en ondersteuning voor de toekomst. Bedrijven gebruiken deze kosten als richtlijn om de aanschaf en de kosten op de lange termijn te vergelijken. Niet alleen organisaties gebruiken de Total Cost of Ownership (TCO). Ook bij kleinere aankopen gedaan door individuen wordt de TCO gebruikt.

De totale eigendomskosten zijn misschien minder relevant, maar de analyse is van essentieel belang om toekomstige verliezen en tegenslagen te voorkomen. Die tegenslagen worden niet voorkomen wanneer er puur en alleen naar de directe en indirecte kosten wordt gekeken.

Total Cost of Ownership (TCO) en levensduur

De Total Cost of Ownership (TCO) analyse legt de kosten bloot van eigendom over de volledige levenscyclus, zowel voor de hand liggende kosten als verborgen kosten. Er is echter geen raamwerk wat vaststelt hoe lang de levensduur precies is. Daar is ruimte voor interpretatie en beoordeling. Dit kan voor iedereen verschillen.

Over het algemeen wordt bij het definiëren van de eigendomscyclus de volgende verschillende levens meegenomen:

Afschrijvingstermijn

De afschrijvingstermijn is het aantal jaren waarover de eigenaar kosten voor afschrijving in rekening brengt. Een voorbeeld. Organisatie X heeft een aankoop gedaan van tienduizend euro, en de aankoop heeft een levensduur van 4 jaar met een restwaarde van tweeduizend euro.

Als de afschrijvingsmethode lineair is, betekent dit dat elk jaar tweeduizend euro wordt afgeschreven aan waarde. Dit heeft onder andere effect op de totale boekwaarde voor activa, een lager belastbaar inkomen en fiscale besparingen voor de eigenaren.

Economisch cyclus

Met het economisch leven wordt de periode aangeduid waarin het activum meer waarde oplevert dan de kosten om het te bezitten, exploiteren en onderhouden. Als de kosten hoger zijn dat de baten dan is het economisch leven van een activa voorbij.

Technisch leven

Met het economisch leven wordt de periode aangeduid waarin het activum meer waarde oplevert dan de kosten om het te bezitten, exploiteren en onderhouden. Als de kosten hoger zijn dat de baten dan is het economisch leven van een activa voorbij.

Accountingsleven

Dit is de periode waarin het activum van invloed is op de boekhouding van de organisatie. De duur van de verschillende soorten levens hierboven kunnen allemaal verschillen en kunnen allemaal het oordeel van de eigenaren wijzigen over de complete duur van het eigendomsleven.

Kostenstructuur

Het eigendomsleven gaat van start wanneer de acquisitie plaatsvind. Hierdoor ontstaan kosten. Dat de acquisitie plaatsvindt wil niet zeggen dat het activum arriveert of in gebruik wordt genomen. Het eigendomsleven eindigt wanneer het activum geen enkele financiële impact heeft. Ook kosten als gevolg van vervreemding of buitengebruikstelling vallen hieronder.

Het activum is dus geen onderdeel meer van de balans.

Zoals eerder vermeld wordt er in de Total Cost of Ownership (TCO) analyse onderscheid gemaakt tussen twee verschillende soorten kosten.

Directe kosten

Met de directe kosten worden alle kosten bedoeld die duidelijk zijn voor iedereen voorafgaande aan de acquisitie en tijdens de plannings- en leveranciersplanning. Het gaat hierbij om:

• Aankoopprijs
• Onderhoudskosten

Verborgen kosten

De verborgen, zowel directe als indirecte kosten gaan over de volgende kosten:

• Aankoopkosten gerelateerd aan identificatie, selectie, bestellen, kopen, ontvangen etc.
• Configuratiekosten
• Installatiekosten
• Implementatiekosten
• Bedrijfskosten zoals bedienend personeel, transport, integratie, energiekosten of brandstofkosten
• Milieukosten
• Beveiliging
• Financieringskosten
• Ontmantelingskosten
• Andere kosten

Je ziet indirecte kosten hoog kunnen oplopen, met name over deaat uit van een technische levensduur van zoveel jaren. Echter de praktijk leertHet te vroeg vervangen van producten  e kosten met zich mee, maar ze te lang gebruiken zorgt ervoor dat werknemers lastiger hun taken kunnen uitvoeren. En naarmate de jaren verstrijken zullen de kosten voor onderhoud en support stijgen.

Om deze vraag te beantwoorden, kan de Total Cost of Ownership (TCO) worden berekend. Daarmee worden de totale kosten van een device in kaart gebracht en kan het optimale vernieuwingsmoment bepaald worden met als doel de totale kosten die gelieerd zijn aan het device zo laag mogelijk te houden.

Welke voorraadkosten zijn er?

Voorraadkosten zijn de kosten die een bedrijf maakt voor de voorraad die ze aanhouden. Onder deze kosten vallen de drie R’s: rentekosten, ruimtekosten en risicokosten.

• Rentekosten: dit zijn de kosten die ontstaan doordat er vermogen vastligt in de voorraden.
• Ruimtekosten: dit zijn de kosten die verbonden zijn aan de opslag van de voorraden in een magazijn. Ruimtekosten kunnen onder andere zijn: huur van het magazijn, onderhoudskosten en personeel.
• Risicokosten: dit zijn de kosten die ontstaan wanneer goederen in de voorraad minder waard worden. Dit kan komen doordat de goederen beschadigd zijn of omdat ze simpelweg niet meer nodig zijn.