Basis op orde!

Een uitspraak die men vaak in de mond neemt, meestal als reactie op een teleurstelling. We moeten aan de slag met de basis!.

Want wat bedoelen we met de basis op orde en  wanneer is de basis op orde? Laten we eerlijk zijn, dit kan voor ons allemaal anders zijn, de basis is per bedrijf en soort anders. Maar 1 ding kunnen we er altijd onder verstaan om mee te starten. 

Een actuele, betrouwbare gegevenshuishouding van hoge kwaliteit

Met “de basis op orde” bedoelen we dat de gegevenshuishouding actueel, betrouwbaar en van hoge kwaliteit is. Of om het nog wat concreter te maken: de basis- en kernregistraties moeten betrouwbaar zijn en ontsloten voor alle relevante processen die de dienstverlening en bedrijfsvoering ondersteunen.  

Product E-visie & beleid

De spreekwoordelijke basis kan vandaag nog van toepassing zijn, morgen kan het weer anders zijn. Bedrijven met name leveranciers en dealers hebben steeds vaker te maken met snelle en grote veranderingen. Dit heeft invloed op je organisatie en processen. En het vraagt het nodige aanpassingsvermogen van medewerkers en applicatielandschap. Als organisatie wil je snel op alle ontwikkelingen kunnen inspelen. Rekening houden met elke ontwikkeling is echter onmogelijk. Je moet dus keuzes maken en prioriteiten stellen. We zullen moeten wennen aan grote veranderingen in korte tijd, want exponentiële ontwikkelingen zijn het nieuwe normaal. Het gaat dan om technische, Europese, landelijke  ontwikkelingen. Deze onderwerpen mogen dan ook niet ontbreken. 

                 

Welke uitdagingen zien we we met betrekking basis op orde:

De uitwisseling van gegevens kan beter

  • We zien in de praktijk dat  de uitwisseling van gegevens en het synchroniseren van productkenmerken/bestanden niet goed is geregeld. De processen zijn onvoldoende op elkaar afgestemd. Er wordt veel werk dubbel gedaan om informatie te completeren en te verbeteren. Ook de interne afname van gegevens uit de basisregistraties is niet goed ingeregeld en controles hierop zijn onvoldoende.

Meer samenhang registraties nodig voor 360 graden blikveld 

  • Kijken we naar alle ontwikkelingen (MDR wetgeving) die plaatsvinden op fabrikanten/leveranciers en dealers dan is het belangrijk dat er meer samenhang komt in het beheer van registraties. Het gaat dan om ontwikkelingen als data rondom certificeringen, normeringen, technische dossiers,  noodzakelijke gegevens voor een juiste MDR-uitvoering. Een belangrijk kenmerk van deze ontwikkelingen is dat de afhankelijkheid tussen producten/artikelen steeds groter wordt. Denk aan onderdelen op een samenstelling, configuraties van meerdere serie houdende artikelen en daarmee dus het belang van een goede uitwisseling van actuele, betrouwbare gegevens uit de product databases. 

Verantwoordelijkheid van meerdere teams minimaliseren en in de bron toewijzen

  • De inrichting is in het verleden vaak door verschillende teams uitgevoerd. En ook nu is de verantwoordelijkheid voor de inrichting vaak verspreid over drie, vier leidinggevenden. Dat komt de samenwerking niet ten goede. Verschillende afdelingen hebben namelijk verschillende gebruiksdoelen bij de inrichting. Het is vaak lastig het belang van bepaalde gegevens of manier van verwerken van de gegevens voor andere afdelingen in de organisatie goed in het oog te houden.

Informatie- en applicatiearchitectuur

  • Applicatielandschappen bij leveranciers/dealers  kunnen vaak bestaan uit een lappendeken van informatiesystemen en koppelingen. Veel applicaties slaan vergelijkbare gegevens op of hebben dezelfde functionaliteit. Vaak gekocht of ontwikkeld vanuit de behoefte van een enkele afdeling of proces, zonder dat er vooraf is gekeken naar de relatie met de bestaande informatievoorziening. De verwevenheid tussen gegevens en applicaties zorgt voor een wirwar aan koppelingen en een onbeheersbare architectuur. Door data los te koppelen van werkprocessen en applicaties, kun je data vanuit de bron gebruiken. 

Starten in de basis, maar nu anders. 

Je leest het goed starten in de basis, de basis definiëren is nog niet zo simpel. Je moet kiezen hoe het zichtpunt is van de data,  wat ben je voor bedrijf, welke producten lever je?  Wat doen je producten, wat doen je klanten met je producten, ben je eigenaar of gebruiker, etc…

“Als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je kreeg”     Albert Einstein

Welke basis kiezen we voor dit virtuele bedrijf?  Een dynamische wereld van mensen en producten.  En wat komt hier niet voorbij aan kennis, samenstelling, levering, reparaties en onderhoud? In het kort de basis van MEDTEK.

De MEDTEK inrichting gaan we maken vanuit producten, objecten…

Object gerelateerd beheer verwijst naar het proces van beheer van fysieke voorwerpen. Kortom producten en artikelen. Het volgen van producten. 

In de kern bestaat ORM uit het beheren van producten vanaf aanschaf, gebruik, onderhoud en afvoer. De levensloop van een product. Wel bekende termen ook uit assetmanagement. Waar je ziet dat asset management een sterke positie heeft in de wereld van vastgoed, zo is objectbeheer de bron voor  technisch beheer van producten.

 Belangrijk is dat het product een centrale rol inneemt met betrekking, inzet en gebruik, dit op het gebied van wetgeving.  Het object is de spreekwoordelijke spin in het web, het verdient dan ook een juiste basis om dit juist te beheren.  We zullen de basis dan ook goed moeten aanbrengen. Elk hulpmiddel, product is uniek. Objecten worden aangemeten, aangeschaft, aangepast,  verkocht, geleverd, verhuurd, opgeslagen, etc. allemaal diensten rondom het product. De inrichting is vanuit deze basis, een object kan in het actieve leven meerdere malen zijn, geconfigureerd,  aangepast en gebruikt worden door diverse cliënten.

Dit is de basisinrichting waarvan we de uitwerking maken

  • Relaties (klanten – leveranciers – partners – fabrikanten) 
  • Advisering (passingen –  verslaggeving – goedkeuringen)  
  • Producten (artikelen – inkoop – opslag – verkoop)
  • Configureren (samenstellingen – aanpassingen) 
  • Levering (inname – reinigen – conditioneren- opslaan)
  • Her verstrekking – (logboek – inspectie – onderhoud)  
  • Facturatie – Factuurdebiteur – cliënt – zorgverzekeraar – gemeente

De inrichting gaan we maken vanuit objecten, ieder hulpmiddel, product binnen is uniek. Het unieke object willen we volgen. Objecten worden aangeschaft, verkocht, geleverd, verhuurd, etc allemaal diensten rondom het product. De inrichting is vanuit deze basis, een object kan meerdere gewisseld zijn van gebruiker en van opbouw.  

Een object bevat unieke kenmerken zoals:

  • productclassificatie
    • hoofd en subclassificatie
    • norm en taaktijden
    • wettelijke kaders 
      • normen 
  • fabrikantgegevens 
    • life cycle – technische levensduur
    • merk en type – model   
    • serie-id
    • documenten 
      • commercieel
      • technisch
  • leveranciersgegevens
    • inkoopprijs 
      •  levertijd
      • artikel id
    • garantie 
      • inkoop -verkoop
  • Gebruik
    • eigenaar
    • gebruiker
    • betalende instantie