ALARP de betekenis en waarde

Wie wil ondernemen moet risico’s nemen. Sommige risico’s zijn zo minimaal, dat het voor iedereen duidelijk is dat het nemen van beheersmaatregelen een verspilling van tijd en geld is. Andere risico’s zijn zo groot, dat niemand binnen de organisatie ze durft te nemen. Voor iedereen is duidelijk dat deze risico’s met adequate maatregelen moeten worden beheerst. Maar tussen deze categorieën ligt een groot grijs gebied. Hier liggen de risico’s waarbij het maar de vraag is of op effectieve wijze maatregelen genomen kunnen worden. Deze categorie wordt ALARP genoemd, wat staat voor “as low as reasonably practicable” of in goed Nederlands “zo laag als redelijkerwijs mogelijk”. Redelijkerwijs impliceert dat het al dan niet nemen van de mogelijke beheersmaatregelen wordt bepaald door kosten van de maatregelen tegenover de voordelen van de te behalen risicovermindering.

Wat is redelijk?
ALARP impliceert haalbare beheersmaatregelen en is daarmee nauwer dan technisch mogelijke beheersmaatregelen. Men moet kunnen aantonen dat de inspanningen uitgedrukt in tijd, geld of andere middelen opwegen tegen de voordelen van de risicovermindering. Maar als wordt geoordeeld dat de inspanningen overmatig zijn ten opzichte van de verwachte risicovermindering, dan is het ALARP niveau bereikt.

Een kosten-batenanalyse kan inzicht geven om tot besluitvorming te komen. Het hangt wel een beetje van onze rol af hoe wij tegen de kosten en baten aankijken.

• Bestuurders, managers en andere beleidsbepalers dragen de eindverantwoordelijkheid voor de genomen risico’s en zullen deze zoveel mogelijk willen beperken. Daarnaast zijn zij ook verantwoordelijk voor de kostprijs van het product en zijn daardoor weer bereid risico’s te nemen.
• Technisch specialisten bepalen de waarschijnlijkheid en de ernst van de gevolgen op basis van hun technische ervaring. Zij zijn in staat een reële inschatting te maken. Zij dragen mogelijke beheersmaatregelen aan. Maar ervaring maakt hen ook blind voor onvoorziene omstandigheden, zo blijkt uit de rampen die regelmatig in het nieuws komen. Zo lijken de architecten van het winkelcentrum ’t Loon in Heerlen het gevaar van oude mijnschachten niet te hebben ingezien of te hebben onderschat.
• Uitvoerders stellen vast of de gebeurtenissen en de gevolgen die in de dagelijkse praktijk optreden ook overeenstemmen met de tijdens de product- en procesontwikkeling ingeschatte risico’s. Uitvoerders worden geacht de overeengekomen beheersmaatregelen volgens afspraak uit te voeren. Indien dit in de praktijk niet haalbaar blijkt, moet de redelijkheid van de ingestelde beheersmaatregelen heroverwogen worden. De bereidheid om de maatregelen te volgen hangt ook af van de mate waarop zij de gevolgen van het niet naleven ervaren. Als er geen feedback komt betreffende de gevolgen (klachten, kwaliteitsproblemen bij de afdelingen die het product verder verwerken, etc) dan verslapt de bereidheid.
• Handhavers (auditors, kwaliteitsfunctionarissen) beoordelen of ALARP risico’s in overeenstemming zijn met de wettelijke verplichtingen en de verwachtingen van de klant. Over het algemeen stellen zij zich erg behoudend op. Maar zij dragen ook niet de kosten voor de aanvullende beheersmaatregelen.

Het beste kan de risicoanalyse dan ook worden uitgevoerd in aanwezigheid van alle betrokken partijen.

Hoe wordt redelijkheid bepaald?
Vaak wordt in nieuwe situaties eerst een kwalitatieve vergelijking gedaan, d.w.z. door gezond verstand toe te passen en/of op basis van ervaring in vergelijkbare situaties een professioneel oordeel uit te oefenen. Soms is de situatie erg duidelijk, bijvoorbeeld als de kosten duidelijk zeer hoog zijn en de vermindering van risico slechts marginaal, dan is het waarschijnlijk dat het risico reeds op ALARP niveau is en de verdere maatregelen niet worden vereist. In andere omstandigheden kunnen de maatregelen eenvoudig of vrij goedkoop zijn en de risicovermindering significant. Hier is duidelijk dat het bestaande risico niet op ALARP niveau is en de verbetering zinvol is. In deze gevallen kan een besluit zonder uitvoerige analyse worden genomen.

In de praktijk zijn vele besluiten over de redelijkheid van beheersmaatregelen niet zo duidelijk. Er is geen eenvoudige formule voor wat ALARP is. Het probleem is dat het risico en de inspanning gewoonlijk niet in dezelfde eenheid worden gemeten, zodat het een beetje voelt als het vergelijken van appelen met peren. Het vergt een weloverwogen oordeel. Een kosten baten analyse kan dus zeer ingewikkeld worden. In zulke gevallen moet een meer gedetailleerde en formele gevarenanalyse worden uitgevoerd. Hiervoor bestaan verschillende methodes, zoals FMEA, FTA, HACCP en HAZOP. In de gevarenanalyses staan de beheersmaatregelen die in de betreffende situaties, wanneer op de juiste manier toegepast, resulteren in een verdedigbaar restrisico. Door de gevarenanalyse bestaat consensus over wat ALARP is.

Hoe wordt ALARP gebruikt?
Het vaststellen van ALARP risico’s maakt het mogelijk om haalbare doelstellingen vast te stellen. In plaats van heel voorschrijvend te zijn in de werkinstructies en strikte acceptatiecriteria vast te stellen, kan de uitvoerder enige flexibiliteit worden geboden. Deze flexibiliteit is van groot voordeel maar het heeft ook zijn nadelen. Feitelijk wordt aan de uitvoerende medewerker gevraagd te besluiten of een geconstateerde gebeurtenis wat betreft waarschijnlijkheid van optreden en ernst van de gevolgen overeenstemt met het vooraf bepaalde ALARP niveau. Voordat wordt besloten deze verantwoordelijkheid bij de uitvoerders neer te leggen, moeten zij wel over de juiste kennis en ervaring beschikken. Deze kennis en ervaring is wat is samengevat in de gevarenanalyse.

De eerste inschatting van de risico’s wordt getoetst aan de praktijk. De frequentie en ernst van daadwerkelijke gebeurtenissen wordt vergeleken met de ingeschatte risico’s. Daar waar nodig wordt de inschatting zoals vastgelegd in de gevarenanalyse bijgesteld en kunnen aanvullende beheersmaatregelen toch redelijk worden geacht.

Enkele denkfouten over ALARP
Er bestaan een aantal hardnekkige mythen ten aanzien van het accepteren van ALARP risico’s die berusten op een aantal denkfouten.

• Denkfout 1 Invoering van ALARP leidt tot een verslechtering van de kwaliteitsnorm
  Het besluiten of het risico ALARP is staat los van het streven naar voortdurende verbetering van de norm. De technologie ontwikkelt zich: er komen nieuwe en betere methodes voor de beheersing van risico’s beschikbaar. Dat betekent wat in het verleden als redelijk kon worden gezien, nu als onvoldoende beheerst moet worden beschouwd. Organisaties moeten voortdurend de technologische ontwikkelingen in de gaten houden en periodiek de risico’s heroverwegen in het kader van deze ontwikkeling.
• Denkfout 2 ALARP betekent dat elke maatregel die genomen kan worden ook genomen moet worden
  ALARP betekent niet dat elke maatregel die theoretisch mogelijk is ook moet worden getroffen. Vaak zijn risico’s op meerdere manieren te beheersen. Het gevaar kan worden geëlimineerd door een ontwerpwijziging, een bekende oorzaak kan worden gedetecteerd met een kwaliteitscontrole, de gevolgen kunnen worden beperkt met een herstelactie, etc. De maatregelen moeten altijd in hun samenhang worden gezien. Die maatregel die het meest effectief is in het beheersen van het risico moet worden ingesteld. Is het niveau daarmee tot ALARP gereduceerd, dan zijn verdere maatregelen niet noodzakelijk.
• Denkfout 3 Bij elk incident moeten corrigerende maatregelen worden genomen.
  Zelfs wanneer het risicomanagementproces nauwgezet is toegepast, blijft het risico op een incident bestaan. ALARP betekent dat de kans op een bepaalde gebeurtenis in relatie met de ernst van de gevolgen tot een aanvaardbaar minimum is gereduceerd. Incidenten die op zich niet ernstig zijn kunnen dus best redelijk frequent voorkomen. Als men eenmaal het risico als ALARP heeft beoordeeld, hoeft men niet na elk incident corrigerende maatregelen te overwegen of zelfs eisen. Vooral auditors hebben de neiging om onredelijke maatregelen te eisen. Zolang wordt vastgesteld dat het aantal incidenten in een bepaalde periode niet de verwachte frequentie overschrijdt en de gevolgen niet ernstiger zijn dan werd verwacht, is het heroverwegen van maatregelen tijdverspilling. Het zal namelijk tot dezelfde conclusie leiden: de ingestelde beheersmaatregelen zijn redelijk.