TRACK & TRACE IN DE ZORG
Meer inzicht, minder zoektijd! Waar is mijn hulpmiddel? Is het beschikbaar? Wie gebruikt het en wanneer moet het worden onderhouden? In de zorg zijn dit dagelijkse vragen.
Medische hulpmiddelen bewegen voortdurend tussen afdelingen, cliënten, medewerkers en opslaglocaties. Juist daarom kan Track & Trace een waardevolle bijdrage leveren aan een efficiëntere organisatie van medische hulpmiddelen. Maar Track & Trace is meer dan alleen een hulpmiddel terugvinden op een kaart. De technologie kan pas echt waarde toevoegen wanneer de basis rondom registratie,beheer, onderhoud en verantwoordelijkheden goed geregeld is.
Track & Trace maakt het mogelijk om medische hulpmiddelen en apparatuur digitaal te volgen. Afhankelijk van de gekozen oplossing kan bijvoorbeeld inzicht worden verkregen in: de actuele locatie van een hulpmiddel; de beschikbaarheid van apparatuur; het gebruik en de inzet frequentie; onderhouds- en service momenten; reparatie meldingen; voorraad en bezettingsgraad; ongeoorloofde verplaatsing of het verlaten van een locatie. Voor zorgprofessionals kan dit vooral één belangrijk voordeel opleveren: minder tijd kwijt zijn aan zoeken. Tijd die vervolgens beschikbaar blijft voor waar het uiteindelijk om draait: goede zorg voor de patiënt of cliënt.
De Nederlandse zorg kent ziekenhuizen, zelfstandige klinieken, verpleeghuizen en thuiszorg, huisartsen, elk met een eigen functie en financiering. Het gaat om ruim 30.000 zorgaanbieders. Binnen veel sectoren wordt gebruik gemaakt van medische apparatuur (MD). Al deze aanbieders moeten voldoen aan dezelfde wetgeving met betrekking, aanschaf en beheer, service en onderhoud. Track en Trace komt overal in beeld bij alle partijen.
Om je te helpen bij de keuze, deze blog, zodat je weet waar je aan begint. In dit stuk mijn ervaringen die ik graag wil delen. Niet theoretisch maar gewoon praktisch. Daarom ook vanuit de verschillen in de zorgketen.
Een eerlijk verhaal, niet iedere zorgorganisatie is hetzelfde
Een belangrijk aandachtspunt is dat de zorgsector uit verschillende typen organisaties bestaat. Een ziekenhuis heeft bijvoorbeeld andere logistieke processen dan een verpleeghuis of thuiszorgorganisatie. Daarom bestaat er ook niet één Track & Trace-oplossing die voor iedere organisatie automatisch geschikt is.
In ziekenhuizen wordt gewerkt met zowel stationaire als mobiele medische apparatuur. Denk aan grote apparatuur zoals MRI-systemen, maar ook aan mobiele hulpmiddelen zoals bloeddrukmeters. Veel mobiele hulpmiddelen worden na gebruik gereinigd en gedesinfecteerd en vervolgens opnieuw ingezet op een andere afdeling. Daardoor kan het waardevol zijn om inzicht te hebben in de actuele locatie en beschikbaarheid.
Ziekenhuizen beschikken bovendien vaak over een eigen Medische Technische Dienst (MTD), die verantwoordelijk is voor registratie, beheer, service en onderhoud. Systemen voor assetmanagement en onderhoud kunnen hierbij worden gekoppeld aan andere bedrijfs- en voorraadsystemen.
In verpleeghuizen en de thuiszorg ligt dat vaak anders. Hulpmiddelen zijn daar regelmatig gekoppeld aan een specifieke afdeling, woning of cliënt. Denk bijvoorbeeld aan een persoonsgebonden rolstoel, een tillift op een afdeling of een hulpmiddel dat zich in een vaste opslagruimte bevindt. In dergelijke situaties is de meerwaarde van continue locatiebepaling niet altijd even groot. Als een hulpmiddel vrijwel altijd op dezelfde plek staat, kan een uitgebreide Track & Trace-oplossing minder noodzakelijk zijn.
Het meten van inzet van medische hulpmiddelen is minder aan de orde, dit door de team werkzaamheden op de afdeling (vleugel)
Dat betekent niet dat registratie en onderhoud minder belangrijk zijn. Integendeel: het is essentieel om te weten welke hulpmiddelen er zijn, wanneer gepland onderhoud moeten plaatsvinden. Dit is bij verpleeghuizen op contractbasis geregeld met zorg leveranciers.
Het kan dus best groot verschillen van ziekenhuis tot verpleeghuis, waar de Medische Technische Diensten het beheer en onderhoud uitvoeren samen met geselecteerde leveranciers via eigen software (Ultimo-Topdesk, assetmanagement) gekoppeld aan eigen ERP systemen met betrekking voorraadbeheer. Zo staat hoogwaardige apparatuur ook in verbinding met de leverancier, fabrikant voor software updates, storing opvolging en service on demand, niet de onderhouds interval wordt gevolgd maar ook het gebruik in tijd. Zo wordt er voldaan aan:
Het beheer, onderhoud en de veilige toepassing van medische hulpmiddelen binnen zorginstellingen is in de Europese Medical Device Regulation (MDR) primair verankerd in Artikel 5 (over de ingebruikneming en de algemene verplichtingen) en vloeit daarnaast voort uit de algemene zorgplicht voor de veilige werking en het kwaliteitsbeleid van medische technologie.
TECHNOLOGIE ALS TRACK & TRACE IS GEEN OPLOSSING OP ZICHZELF
Een Track & Trace-systeem installeren is echter niet hetzelfde als het probleem oplossen. De technologie werkt pas optimaal wanneer de organisatie vooraf goed heeft nagedacht over het beheer van haar hulpmiddelen. Denk bijvoorbeeld aan vragen als: Welke hulpmiddelen hebben we eigenlijk in bezit? Welke zijn gehuurd of geleased? Waar zijn ze geregistreerd? Wie is verantwoordelijk voor onderhoud? En hoe worden hulpmiddelen binnen de organisatie verplaatst? Ook processen rondom aanschaf, levering, retour, opslag en gebruik moeten duidelijk zijn.
Een betrouwbare registratie is daarbij essentieel. Als de basisgegevens niet kloppen, kan een Track & Trace-systeem wel heel nauwkeurig aangeven waar een hulpmiddel zich bevindt, maar blijft onduidelijk of dat hulpmiddel daadwerkelijk op de juiste plek hoort te zijn.
HEB JE DE BASIS AL OP ORDE?
Voordat een organisatie investeert in Track & Trace, is het daarom verstandig om de huidige situatie kritisch te bekijken. Een aantal belangrijke vragen:
- Is bekend welke hulpmiddelen zijn eigendom van de organisatie?
- Is duidelijk welke hulpmiddelen worden gehuurd, geleased of geleend?
- Zijn registratie en voorraadbeheer goed ingericht?
- Zijn de processen voor aanschaf, gebruik en retourneren duidelijk?
- Is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor service en onderhoud?
- Worden hulpmiddelen op een eenduidige manier benoemd en geregistreerd?
- Zijn gebruikershandleidingen eenvoudig beschikbaar?
- Is inzichtelijk welke hulpmiddelen regelmatig van afdeling of gebruiker wisselen?
- Hoeveel tijd zijn medewerkers daadwerkelijk kwijt aan het zoeken naar hulpmiddelen?
Wanneer deze basis op orde is, kan Track & Trace veel meer worden dan een systeem om een apparaat terug te vinden. Het wordt dan onderdeel van een bredere aanpak rondom object management, voorraadbeheer, service en onderhoud..
Van wie is het hulpmiddel eigenlijk?
Een vaak onderschat onderdeel van Track & Trace is eigenaarschap. Niet ieder hulpmiddel dat zich binnen een zorgorganisatie bevindt, is automatisch eigendom van die organisatie. Je verantwoordelijkheid zijn je eigen aangeschafte producten. Geen verhuur, lease, leen of persoonlijke producten. Er kunnen bijvoorbeeld hulpmiddelen aanwezig zijn die in eigendom zijn van andere partijen:
Verpleeghuis
- rolstoelen permanent (verstrekt door zorgkantoor) persoonlijk aan client door partij
- rollatoren, eigen aanschaf client
- scootmobielen, verstrekt door Gemeente, persoonlijk aan client door partij
- AD (anti decubitus systmen) huur toeleverancier verstrekt aan verpleeghuis
- huur producten, rol wentel bedsystemen, douchestoelen, tilliften, zuurstofapparatuur
- lease producten, bedden, matrassen, producten die eigenaar blijven van de leverancier.
- ziekenhuis (medische apparatuur) meegegeven aan client voor behandeling.
- geen disposable producten opneemt voor eenmalig gebruik
VAN LOCATIE GEGEVENS NAAR SLIMME ZORG!
Technologie werkt pas optimaal wanneer de organisatie vooraf goed heeft nagedacht over het beheer van haar hulpmiddelen. Van locatie gegevens naar slimme zorg. In de praktijk zie ik het volgende in de zorgketen. Dit bij:
Verpleeghuizen – THUISZORG
Bij verpleeghuizen worden veel hulpmiddelen voornamelijk op een vaste locatie gebruikt. Continue locatiebepaling is dan niet altijd noodzakelijk. Denk bijvoorbeeld aan een weegstoel, tillift, medicijnwagen, douche- en toiletstoelen, bedden en bedpanspoelers. Deze hulpmiddelen hebben doorgaans een vaste plaats binnen een afdeling of kamer en zijn voor het personeel direct zichtbaar en beschikbaar voor dagelijks gebruik.
Hulpmiddelen kunnen worden gedeeld over een etage of afdeling. Ook daarbij is het gebruik meestal gekoppeld aan specifieke werkzaamheden en aan een daarvoor aangewezen of opgeleide zorgprofessional.
Ziekenhuizen – klinieken
Bij bovenstaande worden hulpmiddelen flexibel ingezet, hierdoor zijn ze niet locatie gebonden. De interne en externe logistiek is al aanwezig in de vorm van transport, voorraadmagazijnen, voorraadlocaties.
Doordat reiniging en desinfectie een vast proces is worden de hulpmiddelen centraal behandeld. De Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) is een cruciale afdeling waar alle herbruikbare medische instrumenten en hulpmiddelen worden gereinigd, gedesinfecteerd en gesteriliseerd.
Registratie en onderhoud
Wanneer het primaire doel alleen het registreren van een hulpmiddel is, kan volledige Track & Trace het doel voorbijschieten. De registratie en het beheer van hulpmiddelen worden in de praktijk vaak uitgevoerd door een leverancier of onderhoudspartner.
De partner kan de hulpmiddelenvloot inzichtelijk maken op basis van levering, registratie, service en onderhoud, zonder dat ieder hulpmiddel voortdurend digitaal gevolgd hoeft te worden. Dit wordt in veel gevallen uitgevoerd. Deze partijen beschikken doorgaans al over een eigen registratiesysteem en voorzien hulpmiddelen van visuele labels ten behoeve van identificatie en voorgeschreven onderhoud. In de kern ben je al eigenaar van deze informatie. Dit voor wat uitstaat of in depot aanwezig is.
Trend is dat ook deze partijen eigen Track & Trace systemen gaan leveren die die zorgen voor een koppeling met eigen portal of app. De omgeving is dus niet van de instelling. Moeilijk wordt het met het opnieuw aanbesteden, je bent digitaal immers verbonden. Let hier ook op.
Registratie en onderhoud
De registratie en het beheer van hulpmiddelen wordt uitgevoerd door de Medische Technische Dienst. Deze zorgt voor service en onderhoud, doordat de medische hulpmiddelen niet locatie gebonden zijn, is het om te weten waar ze staan, dit kan natuurlijk met uitgifte registratie. Als er onderdelen besteld zijn en nadat deze zijn binnengekomen wil je wel weten deze op
Daarmee kan de hulpmiddelenvloot al inzichtelijk worden gemaakt op basis van levering, registratie, service en onderhoud, zonder dat ieder hulpmiddel voortdurend digitaal gevolgd hoeft te worden.
Kosten en gebruik
Voor verpleeghuizen kan een Track & Trace-oplossing bovendien aanzienlijk in de kosten lopen wanneer voor alle medewerkers een abonnement of app-gebruik nodig is. Daar staat de vraag tegenover hoe vaak medewerkers de functionaliteit daadwerkelijk nodig hebben.
Daarmee kan de hulpmiddelenvloot al inzichtelijk worden gemaakt op basis van levering, registratie, service en onderhoud, zonder dat ieder hulpmiddel voortdurend digitaal gevolgd hoeft te worden.
De meerwaarde van continue locatiebepaling lijkt daarom vooral afhankelijk van het type hulpmiddel, de mobiliteit ervan, de waarde, de frequentie waarmee het wordt gedeeld en het risico of de impact van zoekraken. Voor een groot deel van de reguliere hulpmiddelen in een verpleeghuis kan registratie, visuele identificatie en periodiek beheer mogelijk al voldoende zijn.
Kosten en gebruik
Voor verpleeghuizen kan een Track & Trace-oplossing bovendien aanzienlijk in de kosten lopen wanneer voor alle medewerkers een abonnement of app-gebruik nodig is. Daar staat de vraag tegenover hoe vaak medewerkers de functionaliteit daadwerkelijk nodig hebben.
De meerwaarde van continue locatiebepaling lijkt daarom vooral afhankelijk van het type hulpmiddel, de mobiliteit ervan, de waarde, de frequentie waarmee het wordt gedeeld en het risico of de impact van zoekraken. Voor een groot deel van de reguliere hulpmiddelen in een verpleeghuis kan registratie, visuele identificatie en periodiek beheer mogelijk al voldoende zijn.
Daarnaast zijn er kleinere medische hulpmiddelen waarvan de aanschafprijs relatief laag is. Bij dergelijke middelen kan een abonnement voor continue tracking financieel niet in verhouding staan tot de waarde van het hulpmiddel. Ook kan de benodigde technische infrastructuur voor het volgen van een klein hulpmiddel complexer of duurder worden dan het hulpmiddel zelf.
LEVERANCIERS TRACK & TRACE
De echte waarde van Track & Trace zit uiteindelijk niet alleen in het terugvinden van een hulpmiddel. Wanneer locatie-, gebruiks- en onderhoudsgegevens goed worden gecombineerd, kunnen organisaties beter inzicht krijgen in hun totale hulpmiddelenbestand. Welke apparatuur wordt intensief gebruikt? Welke hulpmiddelen staan lange tijd ongebruikt? Waar ontstaan knelpunten? Welke apparatuur vraagt veel onderhoud? En waar kan de voorraad misschien slimmer worden ingericht? Die inzichten kunnen helpen bij keuzes rondom aanschaf, huur, vervanging, onderhoud en capaciteit.
Een relevante vraag bij de beoordeling van Track & Trace is daarom niet alleen “kunnen we het hulpmiddel volgen?”, maar vooral “welk concreet probleem lossen we hiermee op, hoe vaak doet dat probleem zich voor en staat de oplossing in verhouding tot de kosten?”